Dit is het eerste deel van een 4-delige serie blogs waarmee we organisaties helpen bij de herstart na de eerste impact van de coronacrisis.

Een stappenplan voor jouw herstart

De verspreiding van het coronavirus is nagenoeg tot stand gekomen ​​en we bevinden ons al met een been in het nieuwe normaal. Organisaties kijken dan ook reikhalzend uit naar groen licht voor een volwaardige herstart en maken daar nu de eerste plannen voor.

Maar wat leiderschapsteams over de hele wereld juist nu ervaren, is dat we ons op onbekend terrein bevinden. Er is geen historisch model voor succes over hoe we veilig en effectief weer aan het werk kunnen gaan na een pandemie. Jouw organisatie stelt mogelijk vragen als:

• Proberen we gewoon zo snel mogelijk weer normaal te worden?
• Gebruiken we de herstart om kleine veranderingen aan te brengen in ons bedrijf, om zo te overleven in deze uitdagende economie?
• Benutten we hetgeen virtueel werken om ons gebracht heeft om onze cultuur te optimaliseren?
• Transformeren we het bedrijf en de cultuur van onze organisatie bij onze terugkeer naar het nieuwe normaal om te profiteren van deze unieke tijd in de geschiedenis?

Proberen om de juiste weg voor jouw organisatie vinden in deze ongekende tijd kan beangstigend of frustrerend zijn. Wees gerust, juist nu is het belangrijk om meer vragen dan antwoorden te hebben. Wanneer je overhaast antwoorden probeert te vinden, probeer je waarschijnlijk het oude denken te gebruiken om nieuwe problemen op te lossen. De sleutel is echter niet om de juiste antwoorden te vinden; de sleutel is om te weten welke vragen je moet stellen.

Dit vierdelige artikel dient als roadmap voor elk bedrijf dat moeite heeft om uit te vogelen hoe de herstart moet worden vormgegeven. Het bevat een combinatie van vragen en benaderingen die jou snel zullen helpen om een heldere richting te kiezen, om meerdere scenario’s te ontwikkelen naarmate nieuwe informatie naar voren komt en om strategische communicatieplannen voor alle betrokkenen te ontwikkelen. Na het lezen zul je jouw herstart met helderheid en vertrouwen kunnen vormgeven.

Dit artikel bestaat uit vier delen:

Deel 1: Leren van de coronacrisis

Deel 2: Een resultaatgericht plan maken voor jouw herstart

Deel 3: Jouw terugkeeraanpak aanpassen

Deel 4: Jouw cultuur versterken tijdens en na de herstart

Deel 1: Leren van de virtuele omgeving en van de effecten van COVID-19

Het coronavirus hielp velen van ons om los te komen van rollen, overtuigingen en processen die eigenlijk al niet meer werkten, maar die we eerder niet wilden aanvechten vanwege het gebrek aan motivatie, door angst voor het onbekende of vanwege de risico’s bij het uitdagen van de status-quo. Maar nu hebben we de unieke kans om te leren van de veranderingen die deze pandemie heeft veroorzaakt. De eerste stap om te leren is nieuwsgierigheid. Beantwoord voor jezelf dan ook eerst deze vragen:

1. Op welke manieren is onze organisatie efficiënter geworden door te (gaan) werken in een virtuele omgeving? Denk aan:

• Effectiviteit van vergaderen (minder reistijd naar meetings binnen het gebouw, tussen gebouwen en tussen steden)
• Mensen gefocust houden (kortere vergaderingen met minder onderwerpen, die essentieel zijn voor alle betrokkenen)
• Social distancing in relatie tot betere fysieke gezondheid (social distancing beschermen mensen niet alleen tegen COVID-19, maar zorgde ook door lagere afwezigheid door griep, verkoudheid, allergieën en bronchiale infecties)
• Lagere reiskosten
• Werk werd ‘resultaatgericht’ in plaats van tijd- of inspanninggestuurd (minder in staat om te micromanagen, met een grotere focus op het managen van resultaten en verwachtingen in plaats van op de wijze waarop het werk gedaan werd)

2. Op welke manieren verloor je juist efficiëntie en effectiviteit? Denk aan:

• Coördinatie- en communicatiestoringen
• Gebrek aan mogelijkheden om anderen op afstand verantwoordelijk te houden
• Onvermogen om te presteren wanneer daarvoor apparatuur of technologie nodig is die op kantoor is ondergebracht en niet kan worden aangepast aan een thuiswerksituatie
• Verstoring en afleiding door thuiswerken, waardoor vergaderingen onderbroken werden en beschikbaarheid beperkt was.

3. Wat waren de competenties van leiders die zich goed aanpasten aan een virtuele werkomgeving versus degenen die zich niet goed aanpasten? Hoe blijven die competenties behouden na de herstart? Bijvoorbeeld:

• Aantoonbare compassie voor en verbinding met werknemers door persoonlijk bij hen in te checken
• Medewerkers regelmatig, zo niet dagelijks, voorzien van actuele informatie over veranderingen, het wegnemen van geruchten en het wegnemen van onnodige angsten
• Bieden van duidelijke begeleiding, verwachtingen en prioriteiten en mensen tegelijkertijd de flexibiliteit geven om hun werkschema aan te passen aan hun thuissituatie

4. Hoe verbeterde het teamwork tijdens de pandemie en hoe zullen die gedragingen en attitudes behouden blijven na de herstart? Denk aan:

• Vaker en effectiever vergaderen door persoonlijke check-ins, met behoud van focus op het oplossen van problemen
• Meer steun van elkaar als teamgenoten door meer communicatie met behulp van technologie
• Ervoor zorgen dat er tijd is voor sociale interactie met elkaar in het team

5. Hoe hebben jouw klanten de manier veranderd waarop ze bij je organisatie kopen, wat zijn hun verwachtingen voor communicatie en wat is de nieuwe positionering van jouw diensten of producten. Bijvoorbeeld:

• Thuisbezorging versus naar een winkel komen om aankopen te doen
• Verlangen naar meer ruimte tussen mensen – in een winkel of in het openbaar vervoer
• Een duidelijke missie met bijbehorend gedrag om de veiligheid van klanten te waarborgen tijdens hun interactie met werknemers of andere klanten
• Teams opnieuw inrichten om een ​​groter cross-functioneel bereik te realiseren

6. Hoe veranderde de communicatie de afgelopen maanden wat betreft frequentie, stijl, inhoud en verbinding? Welke verbeteringen in communicatie en verbinding heb je gezien, zowel op afstand als, indien van toepassing, op de werkvloer? Denk aan:

• Meer focus op verbinding, niet alleen op informatie en statusupdates
• Meerdere contactmomenten gedurende de dag en week
• Kortere en frequentere vergaderingen

7. Welke werknemers floreerden de afgelopen maanden op het gebied van output, effectiviteit en werkhouding, en welke werknemers niet? Wat waren de factoren die hierbij een rol speelden, waaronder functie, persoonlijkheid (introvert versus extravert), duidelijke verwachtingen, rol, gezondheid en andere factoren die verband houden met de werkplek? Een paar voorbeelden:

• Mensen zonder familiebeperkingen die zichzelf beschikbaar stellen aan anderen met uitdagingen in het privéleven
• Medewerkers die meer resultaatgericht waren om prioriteiten en doelen te bereiken
• Medewerkers die flexibeler waren om te veranderen en nieuwe procedures uit te proberen
• Medewerkers die opener en transparanter zijn over hun persoonlijke beperkingen en uitdagingen

8. Welke nieuwe rollen en functies zijn ontstaan ​​door de corona crisis? (Dit kunnen functies zijn op het gebied van schoonmaak, technologie, online verkoop, opslag en verzending, om er maar een paar te noemen). Denk aan:

• De behoefte aan meer huishoudelijke diensten om de werkplek te reinigen
• De noodzaak om technologie te gebruiken als een middel voor communicatie, probleemoplossing en besluitvorming
• Flexibele rollen, zodat werknemers hun rollen rouleren op basis van behoefte, in plaats van vast te blijven zitten aan een vaste functieomschrijving
• Veranderende processen op basis van een verschuiving in het bedrijfsmodel als gevolg van social distancing

Zodra je zoveel mogelijk antwoorden hebt verzameld op deze vragen en op vragen die je uit eigen ervaring toevoegt, is het belangrijk om jezelf af te vragen: wat is je nieuwe Picture of Success voor jouw bedrijf, cultuur, leiderschap, teamwerk en collectieve uitvoering? Welke nieuwe gewoonten van uitvoering, communicatie en gedrag wil je behouden bij terugkeer naar het nieuwe normaal?

Met andere woorden, wat is jouw ideale scenario als een groeiende organisatie, in het licht van normale zakelijke beperkingen, veranderingen in de markt en mogelijke voortdurende beperkingen van het coronavirus? Als je nadenkt over jouw plannen voor je herstart, is het belangrijk om de ‘Poolster’ voor jouw organisatie te kennen.

Dit artikel is oorspronkelijk geschreven door Mark Samuel, CEO van B State en partner van Rainmen. 

Heb je jouw richting al scherp voor ogen? Klik dan door naar deel 2: een resultaatgericht plan maken voor jouw herstart.

Neem contact met ons op om helderheid te krijgen op jouw nieuwe richting in het nieuwe normaal. Mail ons op hallo@rainmengroup.com of bel ons op 085-0434842.

Wil jij op de hoogte gehouden worden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Maandelijks sturen we je een update met het laatste Rainmen nieuws, blogs, video’s en case studies.