Feedback gesprek voor niet effectieve medewerkers

Ken je dat? De manager die om hulp roept bij HR voor een niet effectief functionerende medewerker? Wat is dan over het algemeen onze aanpak? Een feedback gesprek met als resultaat verbeterpunten voor prestaties en competenties. Eventueel een training en de waarschuwing dat als het niet verbetert, er maatregelen zullen volgen.

Is het feedback gesprek zinvol?

Een slecht functionerende medewerker wordt voor een feedback gesprek over het algemeen uit zijn of haar team systeem gehaald. Om feedback te krijgen op individuele prestaties los van de context van het team. De kans op succes is dan klein, omdat eigenlijk in het team (functioneel of cross-functioneel) zaken niet lopen zoals gewenst.

Is dit zinvol? Wij plaatsen daar graag een aantal vraagtekens bij. Prima als het gaat over het ontbreken van kennis, maar meestal gaat het over een wisselwerking tussen teamleden, over samenwerking. Oftewel het samenwerkingsgedrag van ieder teamlid om bij te dragen aan het gezamenlijke belang van het team.

De eerste vraag die we onszelf moeten stellen

Met welke intentie voeren wij eigenlijk feedback gesprekken? Om een individu aan te pakken of om een sterk team te bouwen? Om iemand onderbouwd aan de zijlijn te zetten of om ieders individuele talent tot zijn recht te laten komen in belang van het team en de organisatie?

Om ons heen zien we dat de intentie van een feedback gesprek vaak gericht is op uitsluiting, iemand weg organiseren. Niet bewust, maar onbewust, omdat we het moeilijke gesprek te lang hebben uitgesteld en de situatie te lang hebben laten voortbestaan. Als de intentie is dat we als team het best mogelijke resultaat moeten halen zouden we dan niet met enige regelmaat een andere gesprek moeten voeren? Wij denken dat dat er zo uit moet zien:

Stap 1: Het teamgesprek

Als we de intentie voorop stellen om teams maximaal succesvol te maken op samenwerking en resultaat dan geloven wij dat er met enige regelmaat een ander gesprek moet plaatsvinden, met het hele team. Wat je als manager kunt stimuleren. En wat boven water haalt wat er echt aan de hand is.

Hoe ziet dit gesprek eruit?

1. Creëer helderheid op het gewenste resultaat van het team binnen nu en een jaar: Welke reputatie hebben we, hoe ziet onze samenwerking eruit en welke bijdrage leveren we aan de organisatie?

2. Bepaal wat de cruciale succesfactoren zijn om dat te bereiken. Niet in KPI’s maar in samenwerkingsgedrag. Oftewel welk gedrag is cruciaal om bovenstaande te bereiken? Is dat nauwkeurigheid of communiceren met andere teams? En hoe ziet dat er dan uit in gedrag? Probeer dit zo concreet mogelijk te maken.

3. Wat hebben we (als team maar ook als individu) nodig om te zorgen dat iedereen dit daadwerkelijk gaat doen?

4. Hoe effectief vinden we dat we daarin zijn? En ten opzichte van vorige maand? Ook samenwerkingsgedrag kun je als punt op de agenda zetten.

Stap 2: Het echte feedback gesprek

Pas als we dit gedaan hebben kunnen we, als het team of individuen niet effectief blijken te zijn, het gesprek voeren met elkaar over hoe we de samenwerking kunnen veranderen, effectiever kunnen maken. Over wat er nodig is om bij te stellen. Daar ontstaat het andere gesprek.

Dan gaat het over: welk gedrag is er niet in lijn met het behalen van het teamresultaat en hoe zorgen we ervoor dat dit gedrag wordt doorbroken? Wat heb je als team te realiseren en welke support heb je daarbij nodig van elkaar? Welke informatie heb je nodig, wat moet het resultaat zijn van jouw activiteit zodat het team ermee verder kan? Dan moeten teamleden het talent hebben om ieder eigenaar te laten zijn en blijven van de eigen rol en iemand support te geven om te verbeteren. In het team, bespreekbaar en met het resultaat als richtpunt.

Op deze manier ontstaat er gedeeld eigenaarschap voor het resultaat en kun je elkaar helpen zonder individuen te redden of uit te sluiten. Hiermee geven we mensen de kans om vroegtijdig bij te sturen op hun eigen effectiviteit, in de context van hun team, en met de denkkracht van het team voor de oplossingsrichting.

Faciliteer jij als HRM dit andere gesprek? Dan zijn wij benieuwd hoe dit wordt ontvangen en wat jouw successen en uitdagingen zijn.

Wil jij op de hoogte gehouden worden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Maandelijks sturen we je een update met het laatste Rainmen nieuws, blogs, video’s en case studies.