Wat doe je als een belangrijk deel van de financiering van jouw organisatie wegvalt? Hoe scherp je je strategie aan? Wat betekent dit voor de inrichting van de organisatie? En op welke manier moet je samenwerken om de nieuwe strategie succesvol ten uitvoer te brengen?

Het overkwam RNW Media, een Nederlandse NGO die zich richt op jongeren en jongvolwassenen in landen waar de vrijheid van meningsvorming en meningsuiting beperkt is. Rainmen begeleidde hen in 2020 succesvol door dit scenario.

Het werd een waardevol traject met concrete resultaten, waar beide partijen met trots op terugkijken. Rainmen en RNW Media zijn samen head-first in dit traject gedoken. Zij hebben in een energiegevende co-creatie een volledig vernieuwde strategie neergezet met bijpassende structuur. In het traject hebben ze ook uitgevogeld welke cultuur die nieuwe strategie zou versterken. Lees of luister hier hoe Jacqueline Lampe, CEO van RNW Media het samenwerken met Rainmen heeft ervaren.

Over RNW Media

RNW Media is een Nederlandse NGO die zich richt op jongeren en jongvolwassenen in landen waar de vrijheid van meningsvorming en meningsuiting beperkt is. Door digitale media en data voor ontwikkeling beschikbaar te stellen, draagt RNW Media bij aan een wereld waarin jongeren hun rechten kunnen claimen en hun eigen toekomst kunnen beïnvloeden. Op de digitale platforms van RNW Media discussiëren ieder jaar miljoenen jongeren van over de hele wereld veilig en openlijk over allerlei taboes en (politiek) gevoelige onderwerpen.

Updaten van de strategie: waar hebben we het écht over?

Mede door interviews met externe partijen, werd al vrij snel duidelijk dat de opdracht eigenlijk verder ging dan het updaten van de strategie. De échte vraag die achter al die gesprekken vandaan kwam was dat de stip op de horizon toe was aan verfrissing. Waar wil de organisatie precies naartoe? Welke strategie hoort bij die nieuwe stip op de horizon?

De opdracht werd breder, en daardoor is uiteindelijk een veel scherpere ambitie gekozen en daarmee ook een scherpere strategie voor de komende jaren, aldus Jacqueline Lampe. “Alleen je strategie updaten is niet voldoende, je moet echt een strakkere, smallere focus aanbrengen.” Rainmen heeft het proces bij RNW Media begeleid en advies gegeven welke structuur bij die strategie past. Niet alleen de harde inrichting, maar juist ook de zachte kant. Ze hebben het MT begeleid om kraakhelder te maken hoe je dan samenwerkt. Wat wordt de manier van besluitvormen? Maar ook het introduceren van accountable gedrag en het belang daarvan. Wat verstaan wij als RNW Media onder ‘trust based’ werken, in plaats van controle willen houden in een strakke hiërarchie?

Strategie ontwikkelen in pressure cooker sessies

De opdracht werd dus breder, maar het tijdspad groeide niet mee. De deadline voor de strategie implementatie was niet onderhandelbaar, omdat de datum voor het stopzetten van de financiering voor RNW Media al vaststond. “Hierin hebben we Rainmen echt leren kennen als een fijne partij om mee samen te werken, want jullie zijn flexibel en snel en jullie hebben ons geduwd naar een good-to-go manier van werken. Daardoor is dit traject gelukt.”

Bij deze manier van werken richt je je op de 80% van het product die absoluut noodzakelijk is. In de tijd daarna pas je het product verder aan op basis van wat je in de tussentijd leert. Ga in een strategie traject dus vooral niet alle punten en komma’s rechtzetten, maar zorg dat je focust op de essentiële 80% van het product. “Dat was spannend” aldus Lampe, “want dat zat helemaal niet in ons bloed als perfectionisten. Die good-to-go is echt dé grote opsteker en dat moeten we echt vasthouden, naast het gedrag wat we geformuleerd hebben.”

Manon Frenken, de consultant die vanuit Rainmen betrokken was bij dit traject, vult aan: “Wat goed werkte tijdens dit traject was om het tempo erin te houden tijdens de sessies met het MT. We hadden eigenlijk nooit genoeg tijd, maar dat hebben we als een voordeel gebruikt. We hadden maar twee uur en daarin moesten we het doen. Maar doordat je steeds korte blokken had kon je reflecteren en vervolgens die reflectie gebruiken in de volgende sessies. Het werden echte pressure cooker sessies. Daar moesten jullie wel aan wennen, maar het werkte wel!”

Jacqueline voegt daar glimlachend aan toe dat het echt een hele andere aanpak was dan dat zij gewend waren: “Normaal ga je altijd twee dagen op de hei zitten en dan liep je door de facetten van de strategie. Dan besteed je twee dagen aan het hele strategieproces. Terwijl we nu werkten met sessies van twee tot drie uur.” Het pakte volgens de CEO van RNW Media juist heel goed uit, want doordat Rainmen werkte met deze pressure cookers was het mogelijk om tussendoor te reflecteren en vernieuwde inzichten te krijgen. Die nieuwe inzichten konden in de volgende sessie weer ingebracht worden. Beide partijen zijn ervan overtuigd dat de tussentijdse momenten van reflectie dit traject veel effectiever hebben gemaakt.

Cultuur, maar dan kraakhelder

Rainmen is niet een partij die zegt: nou, hier heb je de kant-en-klare strategie en zo moeten jullie het gaan doen. Het begeleiden van een organisatie in het proces om samen tot accountable gedrag te komen, vervolgens dat gedrag helder maken en daarmee echt de strategie in de dagelijkse praktijk levend maken én houden – kijk dat is wat we als Rainmen wél doen. We maken daarbij de cultuur kraakhelder.

Dat was ook de aanpak bij RNW Media. Jacqueline Lampe kijkt hier met een positief gevoel op terug: “We moesten kijken naar de strategie, structuur en cultuur, dat wisten we. Maar wat een opsteker is, is dat we met jullie die cultuur echt concreet hebben gemaakt. Het gedrag benoemd. En uitgekleed van: ‘wat betekent dat dan, die trusting mindset’? Wat betekent dat in verschillende gedragsvormen? Wat moet je dan van elkaar kunnen verwachten, of kunnen zien? Wat betekent accountable persoonlijk leiderschap nou in onze organisatie? Dus niet alleen grote containerbegrippen; maar echt concreet maken wat zo’n begrip dan voor de organisatie betekent.”

Rainmen koppelt echt het samenwerkingsgedrag aan het implementeren van de nieuwe strategie. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat je een strategie alleen effectief kunt implementeren als je ook het bijbehorende gedrag hebt in de organisatie. De strategie ontwikkelen kunnen namelijk we allemaal wel, maar het concreet maken: ‘Wat zie ik je dan doen in alle lagen van de organisatie’, daar ligt de sleutel voor een succesvolle strategie executie. En dat is zo makkelijk nog niet!

Realistische ambitie is essentieel

“Een goede strategie valt of staat met of je hem uit kunt voeren. Je kunt een heel fancy iets neerzetten, maar als het niet uitvoerbaar is omdat je de kwaliteit of capaciteit niet hebt, of kan krijgen, dan heeft zo’n strategie niet zo heel veel zin” legt Manon Frenken uit.

Bij Rainmen zit die toets er altijd op de achtergrond achter. Dan ontstaat er ook een strategie die uiteindelijk kan werken in de setting waarin organisaties werken en met de mensen die je in dienst hebt. De strategie mag wel ambitieus zijn, maar het is tegelijkertijd ook realistisch. RNW Media heeft tijdens dit proces een structuur aangenomen waarbij niet het leiderschapsteam, maar de teams zelf in de lead zijn.

Jacqueline Lampe geeft aan: “We hebben een structuur ontwikkeld waarbij we eigenlijk los willen van de structuur.” Voorheen was er bij RNW Media een mechanisme in de organisatie dat iedereen alle moeilijke beslissingen en vraagstukken voorlegde aan het MT. Dat is veranderd met de komst van de nieuwe strategie.

“We zijn nu continu aan het terugduwen en aan het aangeven: wij hebben die helderheid niet. Jullie moeten zelf een bijdrage leveren aan het meer helder maken van wat je rol is, waar we naartoe gaan, of wat je nodig hebt.” Hiermee creëer je helderheid in heel de organisatie en wordt het uitvoeren van de strategie juist een onderdeel van de dagelijkse praktijk, en blijft het niet op de tekentafel liggen.

Leiderschapsteam als succesfactor

Een key succes factor van accountable leiderschap is helderheid geven op precies die punten waar de teams wat te doen hebben. Tegelijkertijd moet het leiderschapsteam voorbeeldgedrag vertonen over hoe dat er dan uitziet. We zien het vaak terug in trajecten: het leiderschap blijft achter bij de verandering die de organisatie moet maken. Kijk, als dat gebeurt dan heb je echt een wassen neus te pakken. Dan ben je totaal ongeloofwaardig.

Bij RNW Media werd het accountable leiderschap steeds meer een tweede natuur, en dat werd zeer goed opgepakt door het leiderschapsteam. Door het traject met Rainmen is het leiderschapsteam nu continu bezig met zelfreflectie. Vragen stellen is daarbij heel belangrijk: ‘hoe krijgen we die teams dan in de lead?’ en ‘hoe laten we zelf dat accountable leiderschap zien?’

Glimlachend voegt Jacqueline Lampe daaraan toe: “Jullie hebben ons op ons gedrag gewezen. Ons bewust gemaakt van ons eigen gedrag als leiderschapsteam.”

Manon Frenken benoemt dat juist als een echte succesfactor bij RNW Media: “Het is onze aanpak om altijd aan het begin van het traject helder te maken dat een MT een rol te spelen heeft in de verandering. Daar beginnen we vroeg mee in verband met de voorbeeldrol. Bij jullie is dat echt opgepakt en jullie waren je vanaf het begin bewust van ‘de verandering betekent ook iets voor ons, in hoe wij de organisatie aansturen of teams aansturen (of juist niet meer aansturen).’ Het is een succesfactor dat jullie daarin ook mee zijn gaan bewegen.”

Wil je meer weten over deze case study of onze methode? Neem dan contact met ons op! Mail ons op hallo@rainmengroup.com of bel ons op 085-0434842.

Wil jij op de hoogte gehouden worden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Maandelijks sturen we je een update met het laatste Rainmen nieuws, blogs, video’s en case studies.