Dit is deel 3 in een 4-delige serie van blogs waarmee we organisaties helpen bij de herstart na de eerste impact van de coronacrisis.

Als dit het eerste deel is dat je leest, mis dan niet de waardevolle informatie die wordt gedeeld in

• Deel 1: Leren van de coronacrisis
• Deel 2: Een resultaatgericht plan maken voor jouw herstart.

Deel 3: Jouw terugkeeraanpak aanpassen

Nu je hebt vastgelegd wat je de afgelopen maanden hebt geleerd en een resultaatgericht plan hebt gemaakt voor jouw herstart, ben je klaar om te leren hoe je jouw terugkeeraanpak kunt aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Maar al te vaak proberen leiders hun organisaties te leiden en een cultuur te creëren op basis van een reeks waarden. Dit klinkt goed, maar helaas dicteren kernwaarden niet onze bedrijfscultuur of wie wij zijn als individu. Gewoonten doen dit wel.

Gewoonten zijn moeilijk te veranderen, vooral de gewoontes die we al jaren met ons meedragen. Dit komt, omdat gewoonten niet alleen maar gedrag of acties zijn; ze omvatten  hoe we denken en hoe we de wereld om ons heen waarnemen. Het zijn dan ook onze gewoonten – en niet onze kernwaarden – die het meest weerspiegeld worden in onze cultuur. Jouw organisatie kan bijvoorbeeld waarde hechten aan creativiteit en experimenteren, maar als jouw cultuur een gewoonte heeft van perfectionisme en de schuld geven, zal je niet in staat zijn om een omgeving te bieden die nodig is voor de creatieve en experimentele risico’s die je zegt te willen koesteren.

Een van de gewoonten van veel organisaties is het plannen van perfectie, in plaats van plannen op het continu bijsturen naarmate meer informatie beschikbaar komt. Zeker gezien alle vragen die er nu nog rond het coronavirus gesteld worden, en hoe dit ons werk- en privé-leven de komende maanden zal beïnvloeden, moeten organisaties anders denken, plannen en uitvoeren dan de statische of vaste manier van planning waaraan ze gewend zijn. Als we succesvol willen zijn op de werkplek, moeten we flexibel zijn. We kunnen dit doen door scenarioplanning en het maken van proactieve herstelplannen.

Scenarioplanning

In plaats van het perfecte plan voor jouw herstart te ontwikkelen, is het tijd om scenarioplanning toe te passen en jouw cultuur te optimaliseren voor het nieuwe normaal.

Scenarioplanning is gebaseerd op beperkingen en kansen. Het omvat het bedenken van en voorbereiden op meerdere waarschijnlijke mogelijkheden en het vertalen daarvan naar hoe de organisatie praktisch moet reageren op elk van deze scenario’s. Een aantal variabelen die hier mogelijk een rol in spelen:

• Hoe uw medewerkers zullen reageren;
• Hoe de coronarichtlijnen in de loop der tijd veranderen;
• Hoe klanten reageren op het terugkeren naar jouw organisatie in de loop der tijd;
• In welke mate het coronavirus zich verspreidt naarmate mensen meer socializen en gebruik maken van openbaar vervoer

Nogmaals, we hebben niet zoveel antwoorden als dat we vragen hebben. Groepeer de antwoorden in jouw scenario’s op basis van mogelijkheden in een best, neutraal en worst case scenario.

Proactieve herstelplannen

Een topsportteam kan niet voorspellen welke fouten gemaakt zullen worden tijdens een wedstrijd, of door wie. Ze kunnen zich echter wel voorbereiden op een zo snel mogelijk herstel, gebaseerd op de verschillende soorten fouten die gemaakt kunnen worden. Dat is in feite wat topsportteams doen tijdens hun trainingen: oefenen op de momenten van de waarheid.

Omdat er bij de herstart in het nieuwe normaal zoveel variabelen betrokken zijn die niet kunnen worden voorspeld, is het van cruciaal belang om plannen te maken voor potentiële obstakels. Denk aan verschillende zienswijzen onder het personeel over de wijze van terugkeer, de impact op ziekte en verzuim bij terugkeer, coördinatieproblemen tussen de werknemers die thuiswerken en degenen die naar kantoor terugkeren, en communicatiestoringen tijdens de terugkeer terwijl veranderingen worden doorgevoerd.

Proactieve Herstelplannen worden bijna nooit gegenereerd door slechts één specifieke afdeling. Ze vertegenwoordigen juist crossfunctionele probleemoplossing, zodat het sneeuwbaleffect van een obstakel kan worden aangepakt. Dit is van cruciaal belang. Het doel van een effectief proactief herstelplan is om niet voor verrassingen te komen te staan, en de beste manier om dat te doen is om iedereen erbij te betrekken.

Het bedenken van herstelplannen voor onbekende, potentiële obstakels klinkt misschien ontmoedigend. Maak je geen zorgen: je hoeft niet elke verstoring te voorspellen. Je hoeft alleen de meest waarschijnlijke en verschillende soorten storingen te identificeren die tijdens de implementatie kunnen optreden. Zorg dat je jouw aanpak klaar hebt staan om op die belemmeringen te reageren. Het is belangrijk dat jouw reactie oplossingsgericht, crossfunctioneel en zonder schuld is – met de vinger wijzen zal je alleen maar vertragen en zal meer verstoringen veroorzaken.

Scenarioplanning en het maken van Proactieve Herstelplannen klinken hetzelfde, maar hebben totaal andere, complementaire functies. Terwijl het bij Scenarioplanning draait om de richting van jouw organisatie, draait het bij Proactieve Herstelplannen om de uitvoering om obstakels aan te pakken, terwijl je dezelfde richting aanhoudt.

Om te leren hoe je blijvende veranderingen in jouw organisatie kunt aanbrengen, klik je door naar deel 4: Jouw cultuur verstevigen tijdens en na terugkeer naar het nieuwe normaal. Mis deze cruciale stap niet.

Klik hieronder om andere delen van deze serie te lezen:

• Deel 1: Leren van de coronacrisis
• Deel 2: Een resultaatgericht plan maken voor de jouw herstart
• Deel 4: Jouw cultuur verstevigen tijdens en na terugkeer naar het nieuwe normaal

Dit artikel is oorspronkelijk geschreven door Mark Samuel, CEO van B State en partner van Rainmen

Wil jij op de hoogte gehouden worden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Maandelijks sturen we je een update met het laatste Rainmen nieuws, blogs, video’s en case studies.