Mijn allergie voor functioneringsgesprekken

Opeens had ik het! Mijn jarenlange allergie voor functioneringsgesprekken en de schijnsituatie die het met zich meebrengt kan opgelost worden.

Functioneringsgesprekken, formulieren en de cyclus eromheen zijn de bakermat van niet behaalde intenties. Helemaal bij ons in de zorg. Ik ben zelf een aantal jaar manager geweest van ongeveer 150 medewerkers. Daar moest ik persoonlijk een functioneringsgesprek mee houden omdat dat nou eenmaal in de CAO staat.

Wat er toen gebeurde? Een ongemakkelijke medewerker die het lastig vindt om te vertellen wat hij/zij echt wil bereiken, een momentopname, een gesprek waarvan je eigenlijk niet weet of het iets oplevert.

Wat is functioneren eigenlijk?

Functioneren is een mix van competenties en uitvoeringsgedrag. Competenties moet je hebben om technisch je taak te kunnen vervullen, uitvoeringsgedrag zorgt ervoor dat je het daadwerkelijk doet. Als ik een definitie van functioneren zou moeten geven is het: “Alles wat je doet is in lijn met het gewenste (team)resultaat”.

Waar begin je?

Waar begin je als je de functioneringsgesprekken wilt afschaffen? Bij het creëren van een omgeving waarin je erop kunt vertrouwen dat iedereen in het team doet wat nodig is en waar het veilig genoeg is om elkaar aan te spreken. De accountability methodiek, waar ik nu al bijna 3 jaar mee werk, geeft je hier de handvatten voor. Ik neem je graag mee in het accountability model, een tool om gedrag van jezelf en dat van je teamleden te leren herkennen en te benoemen.

Wat doe je als het spannend wordt?

Elke spannende of lastige situatie, bijvoorbeeld dat gesprek waarin je je collega moet aanspreken op gedrag, begint bij een keuze. In deze situatie kun je twee dingen doen;

1. Slachtoffergedrag vertonen (de onderste cirkel)
2. Accountable gedrag vertonen (de bovenste cirkel)

Accountability draait niet om perfectie, maar om de kracht van herstellen. In een team draait het om een omgeving waarin fouten bespreekbaar zijn, en waar je kunt leren om volgende keer de accountable keuze te maken.

Hoe ziet die accountable keuze eruit?

• Het begint bij het herkennen van gedrag dat niet bijdraagt aan gewenst teamresultaat: Ofwel van jezelf, ofwel van een teamlid.
• Dan leg je de basis voor het gesprek en voor eigenaarschap. Ons gevoel van eigenaarschap beperkt zich vaak tot ons eigen gedrag. In een accountable team zijn we juist verantwoordelijk voor onze hele werkomgeving, voor de blokkades waar we gezamenlijk tegen aanlopen en voor ons gezamenlijk resultaat.
• Daarna draait het om vergeven. Dit menselijke element is cruciaal! Kun jij jezelf of je collega vergeven voor imperfectie?
• Alleen dan ben je in staat om te reflecteren en te leren, zodat jij of je team in de toekomst niet nog een keer de fout in gaat en anders reageert als de situatie zich weer voordoet.
• Als laatste en belangrijkste stap is het tijd om actie te ondernemen. Want alleen met actie creëer je vooruitgang. Zonder actie kun je de hele bovenste loop doorlopen zonder dat er iets verandert.

Mogelijk is het je opgevallen, centraal in dit model staat de intentie. Zonder een heldere intentie is er geen accountability. Als jouw team nog geen idee heeft waar het over een jaar wil staan, welke resultaten er behaald moeten worden en op wat voor manier er met elkaar samengewerkt wordt, dan is een accountable keuze maken onmogelijk.

Wat betekent dit voor ieder (zelfsturend) team?

Het antwoord is eigenlijk vrij simpel. Je gooit de hele functionering-systematiek eruit en gaat werken met een systeem dat écht werkt. Een systeem waarin je met je team bepaalt wat jullie gewenste teamresultaat is en welk gedrag nodig is om dit resultaat te behalen. Als een teamlid hiervan afwijkt, dan kun je elkaar daarop aanspreken, direct! Voilà! Een functioneringsgesprek!

Wil jij op de hoogte gehouden worden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Maandelijks sturen we je een update met het laatste Rainmen nieuws, blogs, video’s en case studies.